HEA GLOBAL TRADING
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA POLİTİKASI
Son Güncelleme Tarihi: 24.07.2026
1. Amaç
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası, Hea Global Trading tarafından işlenen kişisel verilerin;
* İşlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanması,
* Saklama süresi sona erdiğinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi,
* Bu işlemlere ilişkin usul ve esasların belirlenmesi
amacıyla hazırlanmıştır.
Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda uygulanır.
2. Kapsam
Bu Politika;
* Müşterilere,
* Potansiyel müşterilere,
* Tedarikçilere,
* Tedarikçi yetkililerine ve çalışanlarına,
* İş ortaklarına,
* İnternet sitesi ziyaretçilerine,
* Teklif veya iletişim talebinde bulunan kişilere,
* Şirket çalışanlarına ve çalışan adaylarına,
* Şirketle herhangi bir hukuki veya ticari ilişki içerisinde bulunan diğer gerçek kişilere
ait kişisel verileri kapsar.
3. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kanun kapsamında veri sorumlusu:
Hea Global Trading
İnternet sitesi: www.heaglobaltrading.com
E-posta: [email protected]
Telefon: +90 (542) 629 43 57
4. Tanımlar
Bu Politikada geçen;
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Özel nitelikli kişisel veri: Kanunda özel koruma altına alınan sağlık, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti, dinî inanç ve benzeri verileri,
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen kişiyi veya kuruluşu,
Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesini,
Yok etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve geri getirilemez hâle getirilmesini,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Periyodik imha: Kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması hâlinde belirli aralıklarla gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemini
ifade eder.
5. Kişisel Verilerin Bulunduğu Kayıt Ortamları
Hea Global Trading tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki ortamlarda saklanabilir:
Elektronik ortamlar
* Bilgisayarlar ve mobil cihazlar,
* E-posta sistemleri,
* Şirket internet sitesi,
* Sunucular ve veri tabanları,
* Bulut depolama sistemleri,
* Muhasebe ve ticari yazılımlar,
* Müşteri ve tedarikçi kayıt sistemleri,
* Elektronik tablolar ve dijital belgeler,
* Yedekleme sistemleri,
* İletişim ve mesajlaşma uygulamaları.
Fiziksel ortamlar
* Sözleşmeler,
* Faturalar ve irsaliyeler,
* Teklif ve sipariş belgeleri,
* Kargo ve teslimat belgeleri,
* Muhasebe ve vergi evrakları,
* Başvuru formları,
* Yazılı müşteri ve tedarikçi kayıtları,
* Hukuki işlem dosyaları,
* Fiziksel arşivler.
6. Saklamayı Gerektiren Hukuki ve Ticari Nedenler
Kişisel veriler aşağıdaki nedenlerle saklanabilir:
* 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
* Türk Ticaret Kanunu,
* Vergi Usul Kanunu,
* Türk Borçlar Kanunu,
* Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
* Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
* Gümrük ve dış ticaret mevzuatı,
* Muhasebe ve vergi yükümlülükleri,
* Yetkili kamu kurumlarının talepleri,
* Sözleşmelerin kurulması ve yürütülmesi,
* Sipariş ve teslimat işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
* Hukuki uyuşmazlıklarda delil oluşturulması,
* Şirketin meşru menfaatlerinin korunması,
* İlgili kişinin açık rızasının bulunması.
7. İmhayı Gerektiren Nedenler
Kişisel veriler aşağıdaki durumlarda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir:
* Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
* İlgili mevzuatın değişmesi veya yürürlükten kaldırılması,
* Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hukuki sebebin sona ermesi,
* Açık rızaya dayalı işlemlerde ilgili kişinin rızasını geri çekmesi,
* İlgili kişinin silme veya yok etme talebinin kabul edilmesi,
* Saklama süresinin sona ermesi,
* Kişisel verilerin güncelliğini veya doğruluğunu kaybetmesi,
* Şirket faaliyetinin veya ilgili iş sürecinin sona ermesi,
* Kişisel Verileri Koruma Kurulu veya yetkili makam tarafından imha kararı verilmesi.
8. Kişisel Veri Saklama Süreleri
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta özel bir süre öngörülmüşse bu süre boyunca saklanır. Özel bir süre bulunmaması hâlinde veriler, işleme amacı için gerekli olan makul süre boyunca muhafaza edilir.
Genel saklama süreleri aşağıdaki şekilde uygulanır:
Veri veya belge türü Saklama süresi
Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri Sözleşme sona erdikten sonra 10 yıl
Fatura, irsaliye ve muhasebe kayıtları 10 yıl
Vergiyle ilgili kayıt ve belgeler İlgili mevzuatta belirtilen süre
Teklif ve sipariş kayıtları Ticari ilişkinin sona ermesinden sonra 10 yıl
İthalat, ihracat ve gümrük belgeleri İlgili mevzuatta belirtilen süre
Müşteri talep ve şikâyet kayıtları Talebin sonuçlanmasından sonra 3 yıl
Ticari elektronik ileti kayıtları İlgili mevzuatta belirtilen süre
İnternet sitesi iletişim formu kayıtları Talebin sonuçlanmasından sonra 2 yıl
Çerez ve internet kullanım kayıtları Çerez türüne ve kullanım amacına göre belirlenen süre
Hukuki uyuşmazlık dosyaları Uyuşmazlığın kesin olarak sonuçlanmasından sonra 10 yıl
Çalışan adaylarına ait bilgiler Başvuru tarihinden itibaren 2 yıl
Çalışanlara ait özlük kayıtları İş ilişkisinin sona ermesinden sonra ilgili mevzuatta belirtilen süre
Kamera kayıtları bulunması hâlinde Kural olarak en fazla 30 gün
Açık rıza kayıtları Rızanın geri alınmasından veya işlemenin sona ermesinden sonra 3 yıl
Yasal zamanaşımı sürelerinin, devam eden bir denetimin, hukuki uyuşmazlığın veya yetkili makam talebinin bulunması durumunda ilgili veriler gerekli süre boyunca saklanabilir.
9. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi sırasında kullanılabilecek yöntemler şunlardır:
* Dijital dosyaların güvenli biçimde silinmesi,
* Kullanıcı erişim yetkilerinin kaldırılması,
* Veri tabanındaki ilgili kayıtların silinmesi,
* Bulut sistemlerindeki kayıtların kaldırılması,
* E-posta ve mesajlaşma sistemlerindeki verilerin silinmesi,
* Fiziksel belgelerde bulunan kişisel bilgilerin karartılması,
* İlgili kişiye ait verilerin kullanılan yazılımlardan çıkarılması.
Silinen kişisel veriler, ilgili kullanıcılar tarafından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilir.
10. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi sırasında aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı kullanılır:
* Fiziksel belgelerin kâğıt öğütücüyle imha edilmesi,
* Belgelerin geri döndürülemeyecek şekilde parçalanması,
* Dijital depolama cihazlarının fiziksel olarak imha edilmesi,
* Elektronik kayıtların güvenli veri silme yöntemleriyle geri getirilemez hâle getirilmesi,
* Eski veya kullanılamayan cihazlardaki verilerin kalıcı olarak silinmesi,
* Yetkili imha hizmeti sağlayıcılarından hizmet alınması.
Üçüncü bir taraftan imha hizmeti alınması hâlinde veri güvenliğinin sağlanmasına yönelik gerekli sözleşmesel ve idari tedbirler uygulanır.
11. Kişisel Verilerin Anonim Hâle Getirilmesi
Kişisel veriler, işleme amacına uygun olması hâlinde aşağıdaki yöntemlerle anonim hâle getirilebilir:
* İsim, telefon ve e-posta gibi tanımlayıcı bilgilerin çıkarılması,
* Verilerin toplulaştırılması,
* Maskeleme,
* Değişkenlerin azaltılması,
* Kayıtların belirli kategoriler altında birleştirilmesi,
* İstatistiksel veriye dönüştürülmesi,
* Kimliği belirlemeye imkân veren bağlantıların kaldırılması.
Anonim hâle getirilen verilerin, başka verilerle eşleştirilmesi sonucunda dahi belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilememesi gerekir.
12. Periyodik İmha Süresi
Hea Global Trading, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkıp kalkmadığını düzenli olarak kontrol eder.
Silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumlarda ilgili kişisel veriler, yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde imha edilir.
Periyodik imha işlemleri altı ayda bir gerçekleştirilir.
İlgili kişinin mevzuata uygun bir silme veya yok etme talebinde bulunması hâlinde talep, yasal süreler içerisinde ayrıca değerlendirilir.
13. İmha İşlemlerinin Kayıt Altına Alınması
Gerçekleştirilen silme, yok etme ve anonim hâle getirme işlemleri kayıt altına alınır.
Bu kayıtlarda mümkün olduğu ölçüde;
* İmha edilen veri kategorisi,
* İmha yöntemi,
* İmha tarihi,
* İmha gerekçesi,
* İşlemi gerçekleştiren veya kontrol eden kişi
bilgilerine yer verilir.
İmha işlemlerine ilişkin kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
14. Teknik ve İdari Tedbirler
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, erişilmesini, açıklanmasını, değiştirilmesini veya kaybolmasını önlemek amacıyla aşağıdaki tedbirler uygulanır:
İdari tedbirler
* Kişisel verilere yalnızca işi gereği erişmesi gereken kişilerin erişmesi,
* Çalışanların ve yetkili kişilerin veri güvenliği konusunda bilgilendirilmesi,
* Gizlilik yükümlülüklerinin belirlenmesi,
* Veri işleyen üçüncü kişilerle gerekli sözleşmelerin yapılması,
* Yetki ve erişim kontrollerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi,
* Gereğinden fazla kişisel veri toplanmaması,
* Saklama sürelerinin düzenli olarak kontrol edilmesi,
* Veri ihlali durumunda uygulanacak sürecin belirlenmesi.
Teknik tedbirler
* Güçlü parola kullanılması,
* Antivirüs ve güvenlik yazılımlarının kullanılması,
* Yazılım ve sistem güncellemelerinin yapılması,
* Yetkisiz erişimlerin sınırlandırılması,
* Verilerin düzenli olarak yedeklenmesi,
* Güvenli ağ ve bağlantı yöntemlerinin kullanılması,
* Erişim kayıtlarının tutulması,
* Gerekli durumlarda şifreleme ve maskeleme yöntemlerinin uygulanması,
* Eski cihaz ve veri taşıyıcılarının güvenli şekilde imha edilmesi.
15. Görev ve Sorumluluklar
Hea Global Trading bünyesinde kişisel veri işleyen veya verilere erişimi bulunan kişiler;
* Bu Politikaya uygun hareket etmek,
* Kişisel verileri yalnızca görevlerinin gerektirdiği ölçüde kullanmak,
* Yetkisiz kişilerle veri paylaşmamak,
* Saklama süresi sona eren verileri yetkili kişilere bildirmek,
* Veri güvenliği ihlallerini gecikmeden bildirmek
ile yükümlüdür.
Kişisel verilerin saklanması, korunması ve imhasına ilişkin süreçlerin uygulanmasından veri sorumlusu veya veri sorumlusunun yetkilendirdiği kişi sorumludur.
16. İlgili Kişinin Başvuru Hakkı
İlgili kişiler, 6698 sayılı Kanun kapsamındaki haklarına ilişkin taleplerini aşağıdaki iletişim kanalları üzerinden Hea Global Trading’e iletebilir:
E-posta: [email protected]
Telefon: +90 (542) 629 43 57
İnternet sitesi: www.heaglobaltrading.com
Başvuruda;
* Ad ve soyadı,
* Başvuru sahibinin kimliğini doğrulamaya yarayan bilgiler,
* İletişim bilgileri,
* Talebin konusu,
* Talebe ilişkin açıklama ve belgeler
bulunmalıdır.
Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılır.
17. Politikanın Güncellenmesi
Bu Politika;
* Mevzuat değişiklikleri,
* Şirketin faaliyetlerinin değişmesi,
* Kullanılan bilgi sistemlerinin değişmesi,
* Kişisel veri işleme süreçlerinin güncellenmesi,
* Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları
doğrultusunda güncellenebilir.
Güncel Politika, www.heaglobaltrading.com internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.
18. Yürürlük
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası, 24.07.2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Hea Global Trading